تبلیغات
موفقیت شغلی - برنامه ریزی استراتژیك برای مدیران

موفقیت شغلی

انسان زاییده افکار خود می باشد , هر عامل بیرونی که فرد با آن مواجه می شود بی شک یک عامل درونی آن را ایجاد کرده است.

 

برنامه ریزی استراتژیك برای مدیران

 

نوع مطلب :مدیریت ،

نوشته شده توسط:محمد امین

برنامه ریزی استراتژیك برای مدیران

مؤلف در مقدمه كتاب هدف از تألیف این كتاب را آشنایی با اصول و مبانی برنامه ریزی استراتـــژیك به زبان ساده و ارائه مفاهیم، ایده ها، و فرایندهای تدوین استراتژی در سطوح مختلف مدیریت مطرح ساخته است.

او برنامه ریزی استراتژیك را یك فعالیت مدیـــریتی ظریف و پیچیده در سطح سازمان می داند كه از فرایند مدیریت جدا نیست. به بیان دیگر برنامه ریزی استراتژیك در رأس مسئولیتهای مدیریت عالی هر سازمان جایگاه ویژه ای دارد، بــــــه گونه ای كه بدون برنامه ریزی استراتژیك اداره یك سازمان به نحو مطلوب و منطقی در شرایط رقابتی میسر نیست. در این راستا مدیرعامل كمپانی مكنزی به نام ماروین بــــاور (MARVIN BOWER) با جمع بندی تجربیات چندین دهه خود، 14 فرایند عمده و متمایز را ارائه داده كه تعیین چشم انداز، تعیین اهداف، تهیه آرمان سازمان و برنامه ریزی استراتژیك از مهمترین این فرایندها محسوب می شوند.

برنامه ریزی استراتژیك برای مدیران




محتوای كتاب
1 - مؤلف مطلب را با این سوال آغاز می كند كه برنامه ریزی استراتژیك چیست؟ آنگاه در ادامـــه از كنفوسیوس اندیشمند چنین نقل می كند كه: هرگاه من حاكم جهان باشم اولین كاری كه انجام می دهم این است كه معانی واژه هـــــا را برابر واقعیت هایشان تثبیت می كنم.

با بهره گیری از این عبارت كوتاه ولی پرمعنی تایید دارد كه تعریف واژه استراتژیك مانند بسیاری از واژه ها دشوار است. بیش از چهار منظر یا چهار ویژگی شامل تاثیر آینده در تصمیمات جاری، فرایند فلسفه / آرمان / منشور و بالاخره از منظر ساختار برای برنامه ریزی استراتژیك تعریف ارائه می دهد. (25)

الگو و مدل مفهومی برنامه ریزی استراتژیك دارای سه بخش كاملاً متمایز است. این بخشها عبارتند از آماده سازی، تدوین و فرموله كردن برنامه، و اجرا و بازنگری.

مؤلف در این كتاب بــــه 13 نوع نظام برنامه ریزی در یك سازمان نسبتاً بزرگ با بخشهای غیرمتمركز یا جدا از هم اشاره دارد.
2 - هر سازمانی كه تحت مدیریت علمی اداره شود لاجرم برای هدایت منطقی فعالیتهای خود نوعی از انواع برنامه ریزی استراتژیك را به عنوان ابزار مدیریتی بایستی انتخاب كند، مطالعات علمی كه درمورد شرح وظایف مدیریت عالی (CEO) در سطح سازمانهای صنعتی به عمل آمــــــده نشان می دهد، برنامه ریزی و تهیه استراتژی های مناسب از مهمترین عناصر شرح وظیفه مدیرعالی سازمان تلقی شده و در رأس وظایف آنها قرار دارد. (45) نظام برنامه ریزی استراتژیك یك كانال ارتباطی خیلی موثر و مفید در سطوح مختلف هرم سازمانی را به وجود می آورد. اكثر سازمانهایی كه اقدام به تدوین برنامه ریزی استراتژیك كرده اند، اذعان دارند كه فرایند برنامه ریزی به مثابه دوره آموزش مدیریت كاربردی نقش بسزایی در اعتلا و درك مدیریتی آنان داشته است. یكی از جلوه های زیبای مدیریت نوین ضرورت رویكرد سازمانها به مشاركت عمومی و تهیه تمهیدات لازم برای بهره گیری از شكل بسیج گونه كاركنان در راه نیل به اهداف است. (49)


3 - درنظام برنامه ریزی استراتژیك عوامل گوناگونی تاثیرگذارند كه اهم آنها عبارتند از: بزرگی یا كوچكی سازمان / اندازه سازمان، نوع مدیریت، پیچیدگیهای شرایط محیطی، پیچیدگیهای فرایند تولید، انواع مشكلات، و اهداف نظام برنامه ریزی سازمان. قبل از هرگونه تصمیم گیری درباره برنامه ریزی استراتژیك بایستی ابتدا یك راهنما و یا دستورالعمل برنامه ریزی تهیه شود. راهنمای برنامه ریزی بــــه عنوان اولین سند فرایند برنامه ریزی حاصل حاصل توافق جمعی مدیران برای هماهنگی عملیات خود جهت تدوین برنامه های استراتژیك و ماخذ مراجعه مدیران و كاركنان است. علاوه بر تعهد مدیریتی كـــه لازمه برنامه ریزی محسوب می شود، دامنه برنامه ریزی، تعریف واژه های اصلی، نوع ورودی و خروجی داده ها و اطلاعات موردنیاز نظام برنامه ریزی، منابع اطلاعات، ارتباطات و ضوابط به منظور ایجاد زبان و تعریف مشترك بین مدیران و كاركنان به وضوح در راهنما آورده می شود. (61)

یكی از الزامات برنامه ریزی استراتژیك انتخاب افراد واجد شرایط از نیروهای متعلق به صف و ستاد است. این انتخاب بایستی به اتكاء توانایی های افراد و دانش و توانش آنها در رأس برنامه ریزی انجام شده و افراد انتخاب شده باید از حسن مشاركت عمومی و رعایت حسن رفتار تیمی برخوردار باشند. (69)

4 - واژه مدیریت عالی و یا بالاترین مقام اجرایی، (CHIEF EXECUTIVE OFFICER=CEO): در زبان انگلیسی انتخاب شده و منظور فرد یا جمعی است كه كلیه اختیارات سازمان در انجام مأموریتهای اساسی به او محول شده است.

یكی از وظایف و مسئولیتهای اصلی مدیریت عالی هر سازمان درك مفهوم واقعی مقوله برنامه ریزی استراتژیك به معنای كامل و جامع آن است. هر مدیر مسئولیت شناس، وظیفه دارد برای حفظ بقا و پویایی سازمان خود با اصول و مبانی برنامه ریزی استراتژیك آشنا باشد. مدیریت عالی بایستی در سطح سازمان، فضای مناسب و موثر موردنیاز جهت برنامه ریزی استراتژیك را به وجود آورد. نقش دیگر مدیریت عالی سازمان، كسب اطمینان در تطابق و سازگاری نظام برنامه ریزی پیش بینی شده، با ویژگیهای سازمان است. نقش دیگر مدیریت عالی سازمان افزون بر دخالت مستمر و مستقیم در ســـرپرستی و هدایت گروه برنامه ریزان، اخذ نتایج مطلوب كیفیت بحثها و گفتمان چهره به چهره است.

مدیریت عالی موظف است در مقاطع زمانی مشخص حاصل و نتایج فعالیتهای انجام شده مربوط به برنامه ریزی استراتژیك را به مسئولان و مقامات بالاتر گزارش كند. در یك كلام باید گفت سبك مدیریتی بالاترین مقام اجرایی در محتوا و مضمون برنامه ریزی استراتژیك یك نقش بارز دارد و هرچه میزان مشاركت جویی بالاترین مقام اجرایی در فرایند تصمیم گیری بیشتر بـــاشد به تناسب جدیت او محتوای برنامه های تدوین شده غنی تر می شود. (81)

5 - بدون شك هر سازمانی كه قصدایجاد نظام برنامه ریزی استراتژیك داشته باشد با انواع مقاومتهای ضدبرنامه ریزی مواجه خواهدشد. مدیرانی كه به برنامه ریزی استراتژیك تمایلی ندارند دارای دلایل مختلفی هستند كه در مقام توجیه معمولاً از عبارتهای مشابه مثالهای زیر استفاده می كنند:

من وقت كافی برای كارهای روزمره خود ندارم، چگونه می توانم برای
برنامه های آتی وقت پیدا كنم؛ من اینها را نمی فهمم؛
برنامه ریزی بلندمدت پیچیده است؛
ما نمی توانیم شش ماه بعد را پیش بینی كنیم چه رسد به پنج سال بعد؛
سازمـــان ما به خوبی كار می كند درنتیجه برنامه ریزی ضرورتی ندارد؛
این كار فقط كاغذ بازی است.
مدیریت با بینش و توافق بالاتر قادر به پیاده كردن عالی ترین نظام برنامه ریزی است. بنابراین، مدیریتهای دانا و توانا ضمن پیاده كردن نظام مناسب برنامه ریزی در سطح سازمان قادر به شناسایی موانع و درنهایت حذف آنها هستند. (89)


6 - دیدگاه و ارزشهای شخصیتی مدیر و زاویه نگرش او به مفهوم رشد و توسعه سازمان و اداره بهینــه منابع، تاثیر مستقیم در محتوای برنامه های عملیاتی و برنامه ریزی استراتژیك دارد. زكاوت، فراست و قدرت ذهنی انسانها در فرایند برنامه ریزی را می توان در سه كلاس كاملاً متمایز طبقه بندی كرد:
الف - افراد هوشیار - تیزهوش و تصمیم گیر كه دارای توانائیهای بی نظیر در قبال پدیده های خلق الساعه هستند.
ب - افراد آینده نگر با قوه درك مستقیم - این افراد با قدرت آینده نگری و درك مستقیم موضوعها قادر به پیش بینی اوضاع در افقهای دوردست هستند.
پ - افراد مغشوش - مدیران با این نوع ادراك ذاتی قادرند، نیاز به تغییر را احساس كنند ولی دقیقاً نمی دانند چه كارهایی را بایستی انجام دهند.
در فرایند برنامه ریزی به علت گسترده بودن دامنه فعالیتها، از هر تیپ از ذكاوت و قوه ذهنی موردنیاز است و بهترین گزینه استفاده از تیپ های ذهنی مختلف در فرایند تصمیم گیری است. (102) 7 - ارزیابی عملكرد گذشته و بررسی وضعیت حال از گامهای اصلی فرایند برنامه ریزی است كه در قالب ممیزی وضعیت سازمان خلاصه می شود. ممیزی وضعیت به منظور تحقق اهداف خاص انجام می شود كه اهم آنها پیدا كردن عوامل اصلی و تحلیل عوامل و فشارهای محیطی روی سازمان و كاهش اثرات منفی آنها برای اخذ نتیجه بهتر است. (127)


8 - پیتراف دراكر می گوید: مدیر باید تصمیم بگیرد كار و فعــالیت اصلی چیست و چه بایستی باشد. بنابراین، یكی از محوری ترین مسئولیتهای مدیریت عالی سازمان فرموله كردن اهداف تجاری و تبیین ماموریتهای اساسی سازمان در راستای بالندگی است.
تدوین منشـــــور و آرمان سازمان از بدیهی ترین مسئولیتهای مدیریت عالی بوده و تبلور و تجسم روح او را در كالبد سازمان به منصه ظهور می رساند. امروزه فاكتور جامعه به عنوان یك عامل مهم تاثیر زیادی در تبیین اهداف كلی در شكل گیری ماموریتها و اهداف به سازمان تحمیل می شود. (132)
مأموریتها و اهداف اصولی سازمان باید به صورت كتبی به عموم اعلام شود و در تهیه متن آن بایستی نهایت دقت و توجه مبذول گردد تا جایی كه برای هرگونه تفسیر و تعبیر نباشد(138).
اهداف انتخاب شده بایستی مناسب، قابل ارزیابی و سنجش نسبت به زمان، قابل انعطاف، قابل قبول، قابل فهم، و... باشند و توسط مدیریت عالی متعهدانه پیگیری شوند. (149)


9 - درحالت كلان برنامه های مهم استراتژیك می توانند به صورتهای زیر باشند:
استراتژی های محصول، استراتژی های بازاریابی، استراتژی های مالی، استراتژی های سازمانی، استــــراتژی های پرسنلی، استراتژی های روابط عمومی. (154)
هر برنامه كوتاه مدت و یا بلندمدت كه به مرحله اجرا گذاشته می شود بایستی به طور مداوم روی آن نظارت صورت گیرد تا از هرگونه انحراف و یا ایستایی كه به لحاظ تاثیر عوامل و شرایط درون و برون محیطی به وجود می آید مصون بماند. (175)

منابع انسانی هر سازمان فاكتور اساسی تلقی می شود. حیات و پویایی سازمان به كیفیت این منبع با ارزش بستگی كامل دارد. بنابراین، در فرایند برنامه ریزی تهیه برنامه جامع نیروی انسانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و كلید این برنامه جــامع، برنامه های تامین نیروی انسانی، حقوق و دستمزد، جبران خدمات، آموزش و پرورش و ارتباطات هستند. (182)

10 - هیچ سازمانی صرفاً به اتكای تدوین برنامه، سود كسب نكرده است، بلكه كسب سود منوط به اجرای موفقیت آمیز برنامه های تدوین شده است. تبدیل برنامه های استراتژیك به تصمیم های جاری طی گامهای كاملاً مشخصی انجام می شود. بودجه ریزی به عنوان اولین ابزار كاری جهت نیل به هدف تبدیل برنامه های استراتژیك به تصمیم جاری است. نظام بــودجه ریزی این امكان را فراهم می سازد كه مدیر سازمان با داشتن شاخصهای قابل سنجش ضمن نظارت بر امور، نحوه عملكرد قسمتهای مختلف را ارزیابی كند. (197)

امروزه هیچ عاملی ثابت نبوده و همه چیز در تغییر است. در چنین شرایط متحولی شرط خردورزی ایجاب می كند كه به موازات تهیه و تدوین برنامه های استراتژیك سازمان، یك مجموعه برنامه اقتضایی تنظیم گردد كه در صورت فراهم نبودن شرایط برای اجرای برنامه استراتژیك بلافاصله برنامه های جایگزین موردبررسی قرار گیرد. هدف از برنامه های اقتضایی ایجاد موقعیت مناسب برای مدیران در مقابله با رویدادهای غیرمترقبه است. (199)

طرحها و برنامه های اقتضایی عمدتاً برای مواجهـــــه با بحران درمقاطع برنامه های كوتاه مدت پیش بینی می شوند و مدیر را قادر می سازند كه بـــــرای رفع بحران یكی از گزینه های مناسب و از قبل تبیین شده را جهت حفظ توازن سازمان انتخاب و اجرا كند. ولی در مرحله پیشرفته، كاوش آینده (آینده كاوی) افق دید مدیر را به نقاط بسیار دور برده و موارد خارج از دوره زمانی برنامه ریزی عادی، با استفاده از رویه های كارشناسی موردارزیابی قرار گرفته و راه حل اساسی برای هر كدام از موضوعها مــــــوردعلاقه سازمان پیش بینی می شود. (209)

11 - طــراحی و پیاده كردن نظام كنترل امر ساده ای نیست. به لحاظ اینكه محور اساسی نظام كنترل در ســــازمانها را بودجه تشكیل می دهد لذا تجربیــات كاربردی در راستای پیاده سازی نظام كنترل مناسب ارائه می شود. در این ارتباط باید موارد زیر لحاظ شود:
الف - مدیریت باید از نظام كنترل حمایت كند؛
ب - ساختار سازمانی مناسب لازم است؛
پ - پذیرش نظام بودجه به عنوان بخش جدایی ناپذیر سیستم های اطلاعاتی و عملیاتی؛
ت - تعریف و تعیین جایگاه و مسئولیت نظام بودجه ریزی در سازمان؛
ث - نظام بودجه ریزی نباید مانع تصمیم گیری شود؛
ج - نظام حسابداری مرتبط با آن ساده باشد؛
چ - دقت در جلوگیری از محدودیت سازی نظام بودجه ریزی؛
ح - شفاف بودن هدف نظام بودجه ریزی برای كلیه كاركنان؛
خ - مشخص بودن استانداردها؛
د - از برخوردهای سلیقه ای جلوگیری شود؛
ذ - اقتصادی باشد.


12 - مدیرانی كه خواهان اجرای موفقیت آمیز برنامه های عملیـــاتی خود هستند، ملزم به پیاده كردن نظامهای كنترل با لحاظ كردن فاكتورهای انسانی هستند. زیرا محتوا و تكیه نظامهای كنترل عمدتاً متكی به انسان بوده و انسانها هستند كه باید انواع كنترلهای موردنظر و طراحی شده را انجام دهند. مطالعات نشان می دهد كه هنوز شكاف عمیقی بین مفاهیم موجود و رفتارهای فردی در قبال نظام كنترل وجود دارد.
لیكرز در رابطه با نظام كنترل مطالعاتی دارد كه سیستم های جاری در سازمانها را به چهار دسته طبقه بندی كرده است. برابر نظر لیكرز سیستم یك مربوط به سازمانهایی است كه در آن انگیزش كاری مبتنی بر: ترس، تنبیه، و تهدید و معدود مواردی پاداش است. تحت فضای چنین سیستمی هیچگاه ابداع، اختراع، و خلاقیتهای فكری، زمینه بروز پیدا نمی كند.
در انتهای دیگر طیف لیكرز سیستم چهار قرار دارد كه از ویژگیهای آن تشویق افراد و مشاركت در توسعه منابع انسانی، تصمیم گیری و نهایتاً اجرا است. دراین سیستم پاداش فقط به عملكرد افراد تعلق می گیرد.
در این سیستم كه عمدتاً تكیه بر شایسته سالاری دارد هیچ كس به لحاظ احساس مسئولیت و تعهد اخلاقی به خود اجازه نمی دهد كه گزارشهای دروغ ارائه كند، زیرا اطمینان دارد كه مدیریت عالی با آگاهی از ماهیت واقعی موانع كار می تواند راحت تر و به موقع به مساعدت مدیران اجرایی بشتابد. (241)

هر نظامی باید دارای معیارهای علمی ارزیابی و سنجش پــــــذیر باشد و نظام برنامه ریزی به عنوان یك زیرمجموعه مهم سیستم مدیریتی از این قاعده مستثنی نیست. باتوجـــه به اهمیت نظام برنامه ریزی تعیین رویه های كاری برای سنجش میزان اثربخش آن اجتناب ناپذیر است. لذا برای پاسخگویی به این نیاز مبرم چندین رویكرد فراگیر به شرح زیر ادامه می شود: (256)
الف - پرسشنامه؛
ب - بازیگری ازطریق 10 سوال؛
پ - ارزیابی نظام برنامه ریزی با استفاده از لیست موانع؛
ت - سنجش اثربخشی ازطریق مقایسه با هدف؛
ث - حفظ نظام برنامه ریزی.
نظام برنامه ریزی در حیات شخصی انسان نیز كاربرد دارد. تحقیقات نشان داده است كه انسان بــــه لحاظ برخورداری از ذهن قوی می تواند با تأسی از نظام برنامه ریزی سیستمی و تحت عنوان برنامه ریزی شخصی آینده خود را چنان شكل دهد كه در حیات شخصی ارضای نسبی ایجاد كند. كلید اصلی برای برنامه ریزی شخصی همانا داشتن نقطه آغاز برنامه ریزی است.(266)
اهم مؤلفه های تاثیرگذار در برنامه ریزی های شخصی عبارتند از: پول، قدرت، احترام، آرامش، پذیرش، آسایش، سلامتی، عشق، رضایت شغلی، نوگرایی. در برنامه ریزی شخصی باید چهار اصل معروف موردتوجه قرار گیرد: (273)
برنامه ها باید مكتوب باشد؛
برنامه ها باید ساده تهیه شده و از ورود به جزئیات پرهیز شود؛
برنامه ها باید قابل اجرا باشد؛
برنامه ها باید سالانه بررسی شده و مجدداً تنظیم گردند.

برنامه ریزی استراتژیك برای مدیران
مؤلف: مرتضی شأنی
ناشر: سازمان مدیریت صنعتی

سیدمحمد باقری زاده